Supplier Relationship Management (SRM): Ein umfassender Leitfaden 

In dem Maße, wie die Beschaffungsfunktionen reifen und an Einfluss gewinnen, ist das Supplier Relationship Management (SRM) zu einem wichtigen Pfeiler einer effektiven Unternehmensstrategie geworden.  

Es geht längst nicht mehr nur darum, Kosten zu senken. SRM bedeutet, Partnerschaften aufzubauen, die Mehrwert schaffen, Innovation fördern und sowohl nachhaltiges Umsatzwachstum als auch Kosteneinsparungen ermöglichen. 

Was ist SRM?

Supplier Relationship Management (SRM) ist ein systematischer Ansatz zur Verwaltung der Beziehungen eines Unternehmens zu seinen Lieferanten. Es zielt darauf ab, starke Partnerschaften aufzubauen, die Leistung der Lieferanten zu optimieren und eine effektive Kommunikation zu fördern, um gegenseitige Vorteile zu schaffen und die Effizienz im Beschaffungsprozess zu steigern. Es umfasst Strategien zur Verbesserung von Lieferanteninteraktionen und Datenqualität.

Wie sieht der SRM-Prozess aus?

Der vollständige SRM-Prozess umfasst die Identifizierung, Bewertung und anschließende Verwaltung von Lieferanten, um starke Partnerschaften aufzubauen. Dazu gehören sowohl operative als auch strategische Schritte wie:

• Onboarding,
• Leistungsbewertung,
• Einhaltung von Vorschriften und
• Förderung gemeinsamer Innovationen oder kontinuierlicher Verbesserungen, um strategische Ziele zu erreichen und die Effizienz der gesamten Lieferkette zu steigern.

Ein guter Vergleich ist die Funktion des Customer Relationship Management (CRM) im Vertrieb. Das Konzept ist im Grunde dasselbe: Einkaufsabteilungen wollen ihre Lieferantenbeziehungen messen, verfolgen und managen sowie Risiken in der Lieferkette überwachen. Technologien und verlässliche Datenquellen sind hierbei entscheidende Erfolgsfaktoren.

Key Takeaways 

• Essentielle Strategie: Supplier Relationship Management (SRM) ist entscheidend für moderne Unternehmen, um Risiken zu mindern, Werte zu schaffen und durch datengestützte Ansätze Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

• Wettbewerbsvorteil: Effektives SRM führt zu erheblichen Kostensenkungen und einer verbesserten operativen Effizienz, indem taktische Interaktionen mit Lieferanten in strategische Allianzen verwandelt werden.

• Operative und strategische Initiativen: Beide Ansätze bieten Vorteile, aber Metriken, KPIs und Zielsetzungen unterscheiden sich.

• SRM-Software: Eine „Single Source of Truth“ für die Verwaltung und Nachverfolgung der Lieferantenbasis ermöglicht eine verbesserte Datenqualität durch die Einbindung externer Marktinformationen.

• Markttrends: Der Fokus auf Automatisierung, Risikomanagement und datengestützte Analysen stärkt kollaborative Partnerschaften, fördert Innovation und unterstützt Nachhaltigkeitsziele.

• KI-Agenten und Co-Piloten automatisieren administrative Routineaufgaben im täglichen Lieferantenmanagement, sodass mehr Zeit für strategische Aktivitäten bleibt.

• Implementierungsvorteile: Durch SRM können Unternehmen Kosten effizienter verwalten, Risiken mindern und Innovation fördern, was nachhaltiges Wachstum ermöglicht und die Lieferantenbindung sowie die Qualität der Leistungsdaten verbessert. 

Typische Aufgaben eines SRM-Managers

Ein SRM-Manager übernimmt zentrale Aufgaben wie die Koordination des Lieferantenleistungsmanagements und die Förderung der Kommunikation zwischen Lieferanten und wichtigen Stakeholdern. Er bewertet das Lieferantenlebenszyklusmanagement, um Risiken zu minimieren und Strategien an die geschäftlichen Anforderungen anzupassen. Seine Rolle umfasst die Pflege von Lieferantenbeziehungen, die Förderung von Innovationen und die Sicherstellung kontinuierlicher Verbesserungen in den Abläufen der gesamten Lieferkette.

Was sind die wesentlichen Unterschiede zwischen dem SRM und Category Management 

1. Category Manager verwalten eine gesamte Ausgabenkategorie, während SRM Manager einen Lieferanten betreuen, unabhängig davon, wie viele Ausgabenkategorien dieser abdeckt.

2. SRM Manager sind in der Regel nicht in die täglichen Aufgaben der Beschaffung, Verhandlungen und RFX-Aktivitäten eingebunden. Allerdings gehört das Vertragslebenszyklusmanagement definitiv zum Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM).

3. Category Manager erhalten typischerweise jährliche Einsparziele, die sie erreichen müssen. SRM Manager konzentrieren sich hingegen stärker auf eine breitere Wertschöpfung und den Aufbau langfristiger Partnerschaften mit den von ihnen betreuten Lieferanten.

Viele Organisationen, insbesondere im Mittelstand, verfügen nicht über große Beschaffungsteams. Sie integrieren daher Category Management und Supplier Relationship Management in eine umfassendere Rolle des Strategic Procurement Manager. Diese Position erfordert, beide Verantwortungsbereiche gleichzeitig zu übernehmen!

Die Wahrheit ist, dass sowohl das Category Management als auch das Supplier Relationship Management entscheidend sind, wenn es darum geht, Kosten in einem Unternehmen zu kontrollieren.

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Wie kann SRM-Software zur Leistungssteigerung beitragen?

Das Supplier Relationship Management (SRM) umfasst Prozesse, mit denen Lieferantenbeziehungen verwaltet werden, wie z. B. das Lieferantenleistungsmanagement und das Risikomanagement. Diese Aktivitäten verbessern die Qualität und Zuverlässigkeit der Lieferanten.

Eine aktuelle McKinsey-Umfrage unter mehr als 100 großen Unternehmen aus verschiedenen Branchen zeigt, dass Firmen, die regelmäßig mit ihren Lieferanten zusammenarbeiten, ein höheres Wachstum, niedrigere Betriebskosten und größere Rentabilität aufweisen als ihre Wettbewerber.

SRM-Software erleichtert den Zugang zu allen erforderlichen Leistungsdaten, indem sie diese in einer einzigen, einfach zu bedienenden Oberfläche bereitstellt. Im Vergleich zu komplexen ERP-Systemen, in denen Daten an mehreren Stellen gespeichert und schwer zugänglich sind, ermöglicht SRM-Software erhebliche Effizienzsteigerungen.

Darüber hinaus bietet SRM-Software ein umfassendes Toolkit für das Lieferantenlebenszyklusmanagement. 

Aktuelle Markttrends im Bereich SRM

Das Supplier Relationship Management (SRM) hat an Bedeutung gewonnen, da sich Unternehmen an die sich verändernden Marktbedingungen anpassen.
 

Die Optimierung von Lieferantenbeziehungen bleibt ein zentraler Fokus für Chief Procurement Officers (CPOs), da sie Partnerschaften fördern möchten, die Innovation, Qualitätsverbesserungen und Fortschritte im Bereich ESG (Environmental, Social, Governance) vorantreiben. In diesem Zusammenhang setzen 87 % der Befragten unserer Umfrage auf Lieferantenanreizprogramme.
_{- The 2024 European CPO Report, ProcureCon Europe}

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Ein bemerkenswerter Trend ist die Integration spezialisierter SRM-Software als „Best-of-Breed“-Anwendung, die als Add-on zu einem ERP-System oder einer der etablierten Source-to-Pay-Suiten hinzugefügt wird.
Best-of-Breed-Anwendungen vereinfachen das Lieferantenmanagement, indem sie es ermöglichen, den gesamten Lieferantenlebenszyklus zu verfolgen und sowohl operative als auch strategische Aspekte des Lieferantenmanagements besser zu steuern.

Ein zentraler neuer Trend, insbesondere seit der COVID-19-Pandemie, legt mehr Wert auf die strategische Seite des SRM. Das Risikomanagement bei Lieferanten und ein proaktiverer Ansatz im Kostenmanagement bleiben essenziell angesichts einer unsicheren geopolitischen Lage und einer schwächelnden Wirtschaft. Mit Hilfe ausgefeilter Software können potenzielle Risiken in der Lieferkette und wesentliche Preisbewegungen bei wichtigen Kostentreibern frühzeitig erkannt und adressiert werden. Dies schafft mehr Sicherheit für einen reibungslosen Betrieb und ermöglicht es, bei sinkenden Rohstoffpreisen proaktiv auf die Lieferantenbasis zuzugehen.

Das SRM entwickelt sich auch hin zu mehr Zusammenarbeit. Hier liegt der Fokus auf Co-Innovation und Transparenz, um stärkere Allianzen zu fördern. Dieser kollaborative Ansatz entspricht dem aktuellen Trend, dass der Einkauf die Nachhaltigkeitsziele der Lieferkette vorantreibt, indem gemeinsame Ziele und langfristige Partnerschaften gefördert werden.

Das operative Lieferantenmanagement wird zunehmend datengetrieben. Echtzeit-Datenanalysen liefern Einblicke in die Leistung der Lieferanten und unterstützen fundierte Entscheidungsprozesse. Dabei sind die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Lieferantendaten von zentraler Bedeutung. Diese Erkenntnisse fließen auch in ein effektives Category Management ein, indem sie zuverlässige Ausgaben- und Finanzdaten aus der Lieferbasis bereitstellen.

Ein weiterer Fortschritt im operativen SRM ist das Aufkommen von KI-Agenten und Co-Piloten, wie z. B. Mercu AI von Mercanis. Diese Bots erleichtern die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben und geben Category Managern mehr Zeit für strategische Aktivitäten, die sich stärker auf die Geschäftsergebnisse auswirken.

Durch den Einsatz von KI im SRM für vorhersehbare, alltägliche Anforderungen im Lieferantenmanagement kann das ROI von SRM-Initiativen erheblich gesteigert werden. Diese Bots ermöglichen es Category Managern, wertvolle Zeit zurückzugewinnen. Statt sich mit unverzichtbaren, aber wenig wertschöpfenden Aufgaben zu beschäftigen, können sie ihre Ressourcen auf Aktivitäten konzentrieren, die einen echten positiven Einfluss auf die Geschäftsentwicklung haben.

Implementierung von SRM: Wie man eine erfolgreiche SRM-Strategie startet

Der Einstieg beginnt mit konkretem Handeln. Im Folgenden haben wir einen 4-Schritte-Ansatz skizziert, um ein solides, aber effektives SRM-Programm aufzubauen. 

1. Definieren Sie ein einziges System als zentrale Datenquelle (Single Source of Truth):
‍Dies wird wahrscheinlich Ihr ERP-System sein. Saubere Daten aus dem ERP-System aus Beschaffungsperspektive zu erhalten, kann oft eine Herausforderung sein, aber dieses „Monster“ müssen Sie zuerst angehen.

2. Stellen Sie sicher, dass alle Basisdaten Ihrer Lieferanten genau und sauber sind:
‍Legen Sie die Mindestdatenpunkte fest, die Sie benötigen, um interne Anfragen beantworten oder in Krisenzeiten effektiv reagieren zu können. Erinnern Sie sich an die Pandemie? Beschaffungs- und Lieferketten-Teams hatten Mühe, unstrukturierte und veraltete Daten in ERP-Systemen zu analysieren. Alle Basisdaten sollten in einer einzigen, einfach zu bedienenden Plattform wie Mercanis zusammengeführt werden, wo sie im Gegensatz zu einem ERP-System leicht zugänglich und präsentierbar sind.

3. Segmentieren Sie Ihre Lieferanten:
‍Nicht alle Lieferanten sind gleich. Einige sind entscheidend für Ihre Betriebsabläufe, andere sind rein transaktional. Durch die Segmentierung der Lieferanten können Sie Ihre Ressourcen dort konzentrieren, wo sie am meisten gebraucht werden. Dabei sollten Sie die Kritikalität der Lieferanten ebenso berücksichtigen wie das jährliche Einkaufsvolumen. Analysieren Sie, welchen Einfluss ein Lieferant potenziell auf Ihren Umsatz und Ihre Kostenstruktur hat.

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4. Wenden Sie das Pareto-Prinzip an:
‍Ein kleiner Prozentsatz Ihrer Lieferantenbasis wird die Mehrheit Ihrer Liefer- und Qualitätsprobleme verursachen. Möchten Sie eine „Worst-of-the-Worst“-Liste als Teil Ihrer SRM-Strategie führen? Ebenso hat nur ein kleiner Prozentsatz der Lieferanten einen ausreichend großen Einfluss auf Ihr Geschäft, um die Ressourcen zu rechtfertigen, die in strategische Partnerschaften investiert werden müssen.

Best Practices für die Implementierung von SRM 

Eine erfolgreiche SRM-Strategie entsteht nicht über Nacht. Hier sind einige Best Practices, die Ihnen helfen, SRM effektiv umzusetzen: 

1. Klare Ziele setzen

Definieren Sie, was Sie mit SRM erreichen möchten. Geht es um Kosteneinsparungen? Risikominimierung? Verbesserte Produktqualität? Setzen Sie klare Ziele und stellen Sie sicher, dass Ihre Stakeholder ebenfalls mit diesen Zielen übereinstimmen.

2. Abteilungsübergreifende Teams einbinden

SRM ist nicht nur die Verantwortung der Einkaufsabteilung – es lebt von der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen wie Qualitätssicherung, Produktion und Finanzen. Die Einbindung dieser Teams gewährleistet einen ganzheitlichen Ansatz, der das Lieferantenmanagement mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang bringt.

Praktisches Beispiel: Stellen Sie sich ein Produktionsunternehmen vor, das eine neue Produktlinie einführt. Das Einkaufsteam arbeitet mit der Qualitätssicherung zusammen, um Qualitätsstandards und Compliance-Kriterien für Lieferanten festzulegen, während die Produktion sicherstellt, dass Lieferanten die Volumen- und Zeitvorgaben einhalten können. Gleichzeitig überprüft die Finanzabteilung die finanzielle Stabilität der Lieferanten, um Risiken zu minimieren. Durch die Einbindung aller Abteilungen in den SRM-Prozess wählt das Unternehmen nicht nur die geeignetsten Lieferanten aus, sondern sorgt auch für eine nahtlose Umsetzung vom Sourcing bis zur Produktion und vermeidet teure Störungen oder Verzögerungen.

3. Regelmäßige Kommunikation

Offene und regelmäßige Kommunikation schafft Vertrauen. Gehen Sie dabei innovativ vor: Nutzen Sie verschiedene Medien und Inhalte, um Informationen zu teilen. Halten Sie Ihre Lieferanten über Änderungen in Ihrem Unternehmen oder Markt informiert und ermutigen Sie sie, Herausforderungen offen anzusprechen.

4. In Schulungen investieren

Statten Sie Ihr Team und Ihre Stakeholder mit grundlegenden Kenntnissen im SRM aus. Ein Team, das die SRM-Prinzipien versteht, wird effektiver bei der Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und der Bewältigung potenzieller Herausforderungen sein.

5. Kontinuierlich überwachen und verbessern

SRM ist ein dynamischer Prozess. Bewerten Sie regelmäßig Ihren Ansatz, überprüfen Sie die Lieferantenleistungsdaten und passen Sie Ihre Strategie bei Bedarf an. Kontinuierliche Verbesserung ist der Schlüssel zum langfristigen Erfolg.

Häufige interne Herausforderungen bei der Umsetzung von SRM 

• Die Zusammenarbeit mit Lieferanten erfordert ein Umdenken. Die Beziehungen zwischen Einkäufern und Lieferanten waren in der Vergangenheit vielleicht eher transaktional oder sogar kämpferisch. Der Übergang zu einem kooperativeren Stil erfordert einen abgestimmten, funktionsübergreifenden Ansatz auf beiden Seiten.

• Die Entwicklung von einer preis- und kostenorientierten Beschaffungsfunktion zu einer stärker wertorientierten Organisation erfordert eine Änderung der Beschaffungs-KPIs und ihrer Messung. Es ist oft schwierig, dies funktionsübergreifend voranzutreiben. Einige Beschaffungsorganisationen tun sich schwer damit, sich mit dem Finanzwesen auf einen gemeinsamen Standard zur Messung und Verfolgung nicht preisbezogener Vorteile zu einigen.  

• Die Quantifizierung des tatsächlichen ROI, der sich aus der Zusammenarbeit ergibt, kann sich als schwierig erweisen, insbesondere dann, wenn Unternehmen parallel an traditionellen Beschaffungs- und Lieferkettenverbesserungen mit denselben Lieferanten beteiligt sind. Dies wird zusätzlich durch unterschiedliche Definitionen von „Einsparungen“ zwischen den Beschaffungs- und Finanzteams erschwert. Diese sich überschneidenden Initiativen können die eindeutigen Vorteile der Zusammenarbeit verschleiern, so dass es schwieriger wird, ihre Auswirkungen zu bewerten.   

• Darüber hinaus kann ein Mangel an Fähigkeiten innerhalb der Beschaffungsteams oft eine Herausforderung darstellen. Dies ist insbesondere bei Teams der Fall, die sich von taktischen oder operativen Aufgaben zu eher strategischen Aspekten der Beschaffung entwickelt haben.   

• Trotz der Absicht, die Zusammenarbeit mit den Lieferanten zu verbessern, verfügen viele Führungskräfte nicht über die notwendigen Ressourcen, um effektive Programme zu entwickeln. Außerdem stehen sie häufig unter dem Druck des Unternehmens, kurzfristig einen ROI zu erzielen, während sichtbare Ergebnisse von SRM in der Regel als Marathon und nicht als Sprint angesehen werden sollten.

Zusammenarbeit mit Lieferanten: Blick nach außen und nach innen

Um einen erfolgreichen Ansatz für das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) zu gewährleisten, ist es entscheidend, nicht nur mit der Lieferantenbasis zu interagieren und zuzuhören, sondern auch eine Feedback-Schleife mit internen Stakeholdern einzurichten, die Schlüsselbeziehungen zu kritischen und strategischen Lieferanten pflegen.

Hier ist ein Vier-Punkte-Leitfaden für einen kollaborativen SRM-Ansatz mit Ihren Lieferanten:

Wie sieht die Zukunft des SRM aus? 

Da Unternehmen in einer sich schnell verändernden Landschaft und unter geopolitischer Instabilität agieren, wird die Zukunft des Supplier Relationship Managements (SRM) dynamisch und transformativ sein. Die Nutzung digitaler Innovationen wird entscheidend sein. Fortschrittliche SRM-Software wird weiterhin eine zentrale Rolle bei der Automatisierung von Prozessen und der Bereitstellung von Echtzeit-Einblicken spielen.

In diesem Zusammenhang kann die Bedeutung von Künstlicher Intelligenz (KI) nicht genug betont werden. Während viele Organisationen noch mit den Herausforderungen der KI-Implementierung kämpfen, ist klar, dass es keinen Weg daran vorbei geben wird. KI wird die SRM-Funktion revolutionieren, indem sie prädiktive Analysen ermöglicht, Routineaufgaben automatisiert und beispiellose Transparenz und Effizienz bietet. Für Unternehmen, die bereit sind, diesen Wandel anzunehmen, sind die Möglichkeiten grenzenlos.

Ein verstärkter Fokus auf Nachhaltigkeit und ethische Praktiken wird erwartet, da diese zu unverzichtbaren Elementen erfolgreicher Lieferantenpartnerschaften werden. Durch die Förderung von Transparenz und Co-Innovation können Sie widerstandsfähige Lieferketten aufbauen, die globalen Herausforderungen standhalten.

Letztendlich wird ein strategischer Ansatz für SRM unerlässlich sein. Die Priorisierung langfristiger Wertschöpfung gegenüber kurzfristigen Gewinnen wird sicherstellen, dass Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig und agil bleibt, um Chancen zu nutzen und Herausforderungen erfolgreich zu meistern.

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"Dieser Bereich ist zweifellos herausfordernd und wird sehr aktiv sein: 80 % bis 85 % der befragten Unternehmen planen, ihre Fähigkeiten im Supplier Relationship Management (SRM) auszubauen, in einem Bereich, der wahrscheinlich genauso grundlegend wie strategisches Sourcing wird."
_{-Deloitte 2023 CPO Survey}

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How can user-friendly software help you achieve all of this?

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Häufig gestellte Fragen